1. Administrator danych
Administratorem danych jest operator usługi FlowDocs. Kontakt w sprawach prywatności: kontakt@flowdocs.pl. Pełne dane rejestrowe operatora zostaną uzupełnione przed uruchomieniem sprzedaży.
2. Zakres danych
- dane konta: imię, e-mail, organizacja, rola i historia logowania;
- dokumenty, komentarze, baza wiedzy, log audytowy i ustawienia;
- dane rozliczeniowe obsługiwane przez Stripe;
- dane techniczne i diagnostyczne niezbędne do bezpieczeństwa oraz usuwania błędów;
- treści wysyłane do funkcji AI w zakresie potrzebnym do wykonania polecenia.
3. Cele i podstawy
Dane są przetwarzane w celu wykonania umowy, zabezpieczenia usługi, obsługi płatności i obowiązków prawnych. Diagnostyka i zapobieganie nadużyciom opierają się na prawnie uzasadnionym interesie operatora.
4. Dostawcy
Korzystamy z podmiotów przetwarzających: Vercel (hosting i pliki), Neon (baza PostgreSQL), Google Gemini (funkcje AI), Stripe (płatności), Resend (e-mail) oraz Sentry (diagnostyka). Zakres przekazywanych danych ograniczamy do niezbędnego minimum.
5. Transfery międzynarodowe
Niektórzy dostawcy mogą przetwarzać dane poza EOG. Stosowane są mechanizmy wymagane przez RODO, w szczególności decyzje o adekwatności lub standardowe klauzule umowne.
6. Retencja
Dane konta i organizacji przechowujemy podczas korzystania z usługi. Po usunięciu organizacji dane aplikacyjne są usuwane, z wyjątkiem informacji wymaganych przepisami rachunkowymi, bezpieczeństwem lub dochodzeniem roszczeń. Kopie zapasowe są rotowane zgodnie z polityką dostawcy infrastruktury.
7. Prawa użytkownika
Użytkownik może żądać dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia, przeniesienia danych lub wnieść sprzeciw. Ma również prawo złożyć skargę do Prezesa UODO. Eksport i usunięcie danych są dostępne w ustawieniach konta.
8. Pliki cookie
Używamy niezbędnego pliku sesyjnego zabezpieczającego logowanie. Nie wykorzystujemy obecnie reklamowych ani marketingowych plików cookie. Jeśli zostaną dodane, uruchomimy mechanizm zgody przed ich zapisaniem.